Довіреність у США (notary public) для справ в Україні

Notary public у США виконує кілька типів нотаріальних дій, і copy certification, це одна з найчастіше запитуваних: саме вона потрібна, коли посольство, банк або навчальний заклад просить certified true copy документа. Сторінка адресована громадянам України, які готують папери для справ в Україні чи третіх країнах, а також нотаріусам і юристам, яким потрібен чіткий порядок дій. Нижче розібрано визначення, перелік документів, які можна і не можна засвідчувати, вимоги до процедури, зразок сертифіката, записи в Notarial Register, збори та відмінність від certified copy від органу, що видав документ. Жодних обіцянок «оформимо за вас»: тільки порядок, який реально працює.

Щоб одразу поставити все на свої місця, ось порівняння трьох способів підтвердити документ:

Що таке copy certification як нотаріальна дія

Copy Certification by Notary Public, це нотаріальна дія, під час якої notary public підтверджує: копія документа є повною і точною відповідно до оригіналу, пред’явленого йому особою. Нотаріус не оцінює зміст документа, не перевіряє його законність і не гарантує, що оригінал сам справжній: він фіксує лише збіг копії з тим, що бачив на власні очі.

Щоб зрозуміти місце цієї дії, корисно бачити загальну картину нотаріальних актів. Notary public посвідчує підписи під документами, приймає присяги та підтвердження особи, засвідчує копії, а в окремих юрисдикціях також засвідчує вірність перекладу. Для порівняння: в Україні засвідчення вірності перекладу здійснює державний або приватний нотаріус, який знає відповідні мови, а посвідчення угод регулює Закон України «Про нотаріат»: нотаріуси посвідчують угоди, щодо яких законодавством встановлено обов’язкову нотаріальну форму, а також за бажанням сторін інші угоди (ст. 54). Copy certification у США виконує схожу функцію довіри, але стосується саме копій.

Які документи можна засвідчувати

Типовий запит на copy certification стосується документів, які не видаються повторно державним реєстром або для яких приймаюча сторона хоче копію, а не оригінал. Найчастіше нотаріуси засвідчують:

• diplomas and transcripts: дипломи та додатки до них, коли навчальний заклад не видає certified copy;
• contracts and agreements: договори, угоди, додатки, листування сторін;
• бізнес-документи: статути, довідки, рахунки, комерційні листи;
• документи, видані приватними особами чи компаніями, які не мають власного органу для засвідчення копій.

Перед візитом уточніть у приймаючої сторони, чи приймає вона саме copy certification від notary public: деякі установи визнають лише certified copy від органу, що видав документ.

Які документи не можна засвідчувати

Існує категорія документів, які нотаріусу заборонено засвідчувати як копії, навіть якщо клієнт приносить оригінал. Логіка заборони проста: ці документи видає державний орган, і він же відповідає за їхні дублікати, тому нотаріальна копія створює ризик подвійних і підроблених версій. Нотаріус, який засвідчив копію такого документа, фактично взяв на себе функцію реєстру, за яку не має ані повноважень, ані відповідних перевірок. До заборонених зазвичай належать:

• PSA birth certificates та інші записи цивільного стану: свідоцтва про народження, marriage certificates, свідоцтва про смерть;
• passports та інші документи, видані державою для перетинання кордону;
• government-issued IDs: посвідчення водія, національні посвідчення особи;
• court documents and pleadings: судові рішення та матеріали справ, копії яких засвідчує канцелярія суду;
• Registry of Deeds land titles: документи на нерухомість із земельних реєстрів;
• документи натуралізації та громадянства.

Перелік не універсальний: правила відрізняються за штатами, тому нотаріус перед дією звіряється з вимогами саме своєї юрисдикції, а клієнтові варто перевірити це заздалегідь, щоб не витратити візит дарма. Якщо документ потрапляє до забороненого переліку, вихід один: дублікат або certified copy від органу, який його видав. Наприклад, замість нотаріальної копії свідоцтва про народження замовляють повторний запис у реєстрі, а замість копії судового рішення звертаються до канцелярії суду.

Вимоги до процедури

Головна вимога: оригінал має бути фізично перед нотаріусом. Засвідчити копію «за фотографією», сканом чи описом неможливо, і жоден сумлінний notary public на це не погодиться. З цього випливає і типова ситуація, коли оригінал не можна залишити у нотаріуса: звірка відбувається на місці, за кілька хвилин, після чого клієнт забирає оригінал, а нотаріус лишає собі лише запис у реєстрі.

Копію бажано, щоб виготовляв сам нотаріус: так виключається підміна сторінок між пред’явленням оригіналу і засвідченням. Якщо копію приніс клієнт, нотаріус посторінково звіряє її з оригіналом. Ще одна вимога, це ідентифікація особи: нотаріус має впевнитися, хто саме пред’являє документ. Нарешті, нотаріус відмовить у дії, якщо документ у забороненому переліку або копія неповна.

Notarial Certificate of Certification of Copy

Результат дії, це Notarial Certificate of Certification of Copy: окремий документ або надпис на копії, у якому нотаріус засвідчує відповідність копії оригіналу. Без цього сертифіката засвідчення не відбулося: печать і підпис працюють лише в прив’язці до тексту сертифіката.

У сертифікаті зазначають:

• дату вчинення дії;
• ім’я особи, яка пред’явила документ;
• опис документа: назва, дата, кількість сторінок;
• твердження, що копія є повною і точною відповідно до оригіналу;
• ім’я та підпис нотаріуса, печать, термін повноважень там, де це передбачено.

Типова форма виглядає так (точне формулювання залежить від штату):

«On this __ day of ____, 20, I certify that this is a true and correct copy of a document titled ______, consisting of __ page(s), presented to me by ______», далі підпис і печать нотаріуса.

Готові бланки під назвою copy certification by notary form або notary copy certification form pdf публікують нотаріальні палати штатів: краще брати форму звідти, а не з випадкових сайтів.

Запис у Notarial Register

Кожна вчинена дія потрапляє до Notarial Register: журналу, який нотаріус веде обов’язково. Запис захищає обидві сторони: за ним можна відновити історію документа, якщо згодом виникне спір про справжність сертифіката. При copy certification у реєстрі заповнюють такі поля:

• дата й час дії;
• ім’я та адреса клієнта, який пред’явив документ;
• вид нотаріальної дії: copy certification;
• опис документа: назва, кількість сторінок;
• спосіб ідентифікації особи;
• плата, стягнута за дію;
• підпис клієнта.

Вимоги до журналу відрізняються за штатами: десь потрібен паперовий журнал, десь допускається електронний. Для клієнта це означає одне: якщо через роки треба підтвердити, хто і коли засвідчував копію, запис у реєстрі існує.

Скільки коштує copy certification

Єдиного тарифу на copy certification у США немає: збори визначає штат або сам нотаріус у межах встановленого ліміту, тому сума відрізняється не лише між штатами, а й між сусідніми офісами. Деякі штати фіксують максимальну плату за нотаріальні дії, інші залишають нотаріусу свободу, зобов’язуючи лише повідомити ціну заздалегідь. Практичне правило: запитайте вартість до візиту, уточніть, чи входить до неї виготовлення копії, і чи приймає офіс картку.

Як подібне влаштовано в Україні: вимоги, документи, строки

Для повноти картини корисно порівняти з українською системою, особливо якщо документ усе одно призначений для установ в Україні. Щоб отримати свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю, кандидат має відповідати вимогам Закону України «Про нотаріат»: повна вища юридична освіта, стаж у сфері права не менш 6 років, з них не менш 3 років помічником нотаріуса або консультантом, або стажування протягом 1 року, а також складений кваліфікаційний іспит. Свідоцтво видає Міністерство юстиції України; до заяви додають квитанцію про плату та фотокопії диплома, трудової книжки, паспорта.

За строками й платою: адміністративний збір за видачу свідоцтва становить 170,00 UAH, рішення приймають протягом 15 календарних днів, а саме свідоцтво надсилають заявнику протягом 3 робочих днів з дня реєстрації наказу (дані Міністерства юстиції України). Це збір за свідоцтво нотаріуса, а не за окрему нотаріальну дію, тому не плутайте його з тарифами за засвідчення.

Українські правила також жорстко визначають, які документи нотаріус вимагає під час конкретних дій. Показовий приклад: при посвідченні договору найму (оренди) житла нотаріус вимагає витяг з реєстру прав власності на нерухоме майно та правовстановлювальний документ про належність житла наймодавцю (п. 112 Інструкції № 20/5). Логіка та сама, що й у американському переліку заборон: нотаріус не має дублювати реєстри, а працює з документами, справжність яких можна перевірити.

Етичні обов’язки та наслідки фальшивого засвідчення

Етична рамка copy certification проста: нотаріус засвідчує лише те, що бачив особисто. Звідси три заборони: не засвідчувати копію без оригіналу, не засвідчувати документ із забороненого переліку, не засвідчувати копію для особи, яку не ідентифіковано.

Порушення коштує дорого. Нотаріуса, який видав сертифікат без звірки з оригіналом або засвідчив копію забороненого документа, чекає дисциплінарна відповідальність аж до відкликання повноважень, а у випадках із підробками, кримінальне переслідування. Для клієнта ризик інший: пред’явлення підробленого «оригіналу» для засвідчення робить його учасником фальсифікації документів, з наслідками аж до кримінальної відповідальності та відмови посольства чи банка розглядати папери. Саме тому сумлінний нотаріус відмовить у дії швидше, ніж поставить печать під сумнівним документом: відмова, це не перешкода, а захист обох сторін.

Copy certification, certified copy від органу та апостиль

Поруч із copy certification існують ще два способи підтвердити документ, і плутанина між ними, це найчастіша причина відмови у прийманні паперів (порівняння наведено в таблиці на початку статті).

Перший варіант: certified true copy від органу, що видав документ. Реєстри цивільного стану, земельні реєстри (як Registry of Deeds для land titles) або архіви видають повторні примірники з власною печаткою. Посольства та банки для свідоцтв і титулів зазвичай вимагають саме цей варіант.

Другий варіант: апостиль. Він не підтверджує копію, а підтверджує справжність підпису й печатки під документом чи сертифікатом, і потрібен, коли документ призначений для іншої країни. Для використання в Україні апостиль на copy certification ставлять на підпис нотаріуса в уповноваженому органі штату.

За часом: copy certification, це дія «в день візиту», certified copy від органу залежить від його строків розгляду, а апостиль додає окремий етап із власним строком. Плануйте послідовність: спочатку з’ясуйте, що саме приймає кінцева установа, потім обирайте спосіб.

Кейс: диплом для подачі за кордон

Ситуація: людині треба подати копію диплома до закордонного університету, оригінал віддавати на руки не можна, і диплом не входить до забороненого переліку.

Кроки: людина записується до notary public і приносить оригінал диплома з додатком. Нотаріус перевіряє, що документ можна засвідчувати, виготовляє копію, посторінково звіряє її з оригіналом, складає Notarial Certificate of Certification of Copy, підписує, ставить печать і вносить запис до Notarial Register. Оригінал одразу повертають власнику.

Результат: на руках копія з сертифікатом, придатна для подачі. Якщо університет вимагає апостиль, сертифікат додатково проходить апостилювання в уповноваженому органі штату. Якби йшлося про свідоцтво про народження, шлях був би іншим: дублікат від реєстру, а не нотаріальна копія.

Практичні поради нотаріусам

Для нотаріусів і юристів, які оформляють copy certification, кілька правил, що знімають більшість ризиків:

• звіряйте перелік заборонених документів саме свого штату: він не універсальний, і те, що дозволено в одній юрисдикції, в іншій може бути прямою підставою для дисциплінарної справи;
• робіть копію власноруч, а не приймайте підготовлену клієнтом: це знімає питання підміни сторінок і скорочує час звірки;
• описуйте документ у сертифікаті конкретно: назва, дата, кількість сторінок, а не «документ клієнта», бо саме опис визначає, до чого прив’язаний ваш підпис;
• заповнюйте Notarial Register одразу, у день дії, з усіма полями, включно з платою: відкладений запис при спірній ситуації виглядає як прогалина;
• тримайте під рукою актуальні бланки copy certification by notary form від нотаріальної палати штату, а не застарілі шаблони з інтернету;
• фіксуйте відмову так само ретельно, як і вчинену дію: пояснення клієнтові причини відмови з посиланням на правило штату захищає вас у разі скарги;
• відмова у дії, це нормальний результат: вона краща за сертифікат, який потім доведеться відкликати.

Copy certification і довіреність: різні дії

Довіреність згадано тут не випадково: ці два запити часто плутають. Довіреність (power of attorney), це документ, на якому notary public посвідчує підпис особи, а не копію. Для справ в Україні громадяни найчастіше оформляють саме довіреність з апостилем, щоб представник міг діяти від їхнього імені. Copy certification потрібна в іншому випадку: коли треба подати копію наявного документа, а оригінал віддавати не можна.

Українська система влаштована схоже за логікою: нотаріуси посвідчують угоди, щодо яких законодавством встановлено обов’язкову нотаріальну форму, а також за бажанням сторін інші угоди (ст. 54 Закону «Про нотаріат»), а засвідчення вірності перекладу виконує нотаріус, який знає відповідні мови. Тобто і в США, і в Україні тип дії визначає, що саме нотаріус підтверджує: підпис, копію чи переклад.

Підсумок простий: copy certification by notary public, це швидкий спосіб отримати certified true copy для документів, які не заборонено засвідчувати, за умови особистої явки з оригіналом. Перед візитом зробіть три речі: уточніть у приймаючої сторони, який саме спосіб підтвердження вона приймає, перевірте, чи не входить ваш документ до забороненого переліку, і запитайте вартість заздалегідь. Загальний огляд нотаріальних послуг і суміжних тем зібрано на головній сторінці.