Довіреність для українців за кордоном: види та оформлення

Що таке довіреність і хто в ній бере участь

Довіреність: це письмовий документ, яким одна особа (довіритель) уповноважує іншу (представника) вчиняти від її імені та в її інтересах визначені дії. Порядок регулює Цивільний кодекс України, а посвідчення довіреностей покладене на нотаріусів згідно із Законом України «Про нотаріат».

У цих відносинах завжди дві сторони:

• довіритель: особа, яка видає документ і від чиєго імені діятиме представник;
• представник: особа, яка отримує повноваження і діє лише в межах, визначених у тексті.

Довірителем може бути дієздатна фізична особа або юридична особа. Неповнолітні у віці від 14 до 18 років видають довіреність лише за згодою батьків, усиновителів чи піклувальників.

Види довіреностей: разова, спеціальна, генеральна

Залежно від обсягу повноважень розрізняють три основні види:

• разова: на одну конкретну дію, наприклад на отримання документів у відомстві;
• спеціальна: на низку однотипних дій протягом певного часу;
• генеральна: на управління майном і вчинення широкого кола правочинів.

Генеральна довіреність дає представнику майже необмежений вплив на ваше майно, тому її видають лише надійній людині і лише коли це справді потрібно. У більшості побутових ситуацій достатньо разової або спеціальної довіреності на отримання документів чи поштової кореспонденції.

Форма довіреності та нотаріальне посвідчення

Закон України «Про нотаріат» і Цивільний кодекс України вимагають письмової форми. Якщо законом встановлена обов’язкова нотаріальна форма (наприклад, для правочинів з нерухомістю або передоручення), довіреність посвідчує нотаріус. Особливості процедури роз’яснило Міністерство юстиції України у роз’ясненні від 22.01.2014 «Особливості нотаріального посвідчення довіреності».

Під час посвідчення нотаріус:

• встановлює особу довірителя за паспортом;
• перевіряє дієздатність і добровільність;
• роз’яснює зміст повноважень;
• реєструє документ у Єдиному реєстрі довіреностей.

Довіреності, прирівняні до нотаріально посвідчених

Доступ до нотаріуса є не завжди, тому ст. 40 Закону «Про нотаріат» визначає коло посадових осіб, чиї довіреності прирівнюються до нотаріально посвідчених. За роз’ясненням Міністерства юстиції України, довіреності осіб, які перебувають на лікуванні, засуджених, осіб, які проживають у населених пунктах без нотаріуса, а також суб’єктів безоплатної правової допомоги можуть посвідчувати окремі посадові особи в межах їх компетенції:

• начальники лікувальних закладів, санаторіїв та інших медичних установ, їх заступники з медичної частини, старші або чергові лікарі;
• начальники установ виконання покарань та слідчих ізоляторів;
• посадові особи органу, уповноваженого на надання безоплатної вторинної правової допомоги;
• організація за місцем роботи, навчання чи лікування довірителя щодо довіреностей на зарплату, стипендію, пенсію, аліменти, поштову кореспонденцію.

У населених пунктах, де немає нотаріусів, довіреності посвідчує уповноважена посадова особа органу місцевого самоврядування (ст. 37 Закону «Про нотаріат»). Така послуга належить до повноважень виконавчих органів сільських, селищних і міських рад. Виняток: такий орган не посвідчує довіреності на розпорядження нерухомістю, управління корпоративними правами та користування транспортними засобами.

Обов’язкові реквізити довіреності

Щоб документ мав юридичну силу, у ньому мають бути:

• дата посвідчення: без неї довіреність є нікчемною;
• місце посвідчення;
• повні дані довірителя та представника: ПІБ, паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• чітко визначені повноваження;
• строк дії;
• підпис довірителя, підпис і печатка посвідчувача.

Формулюйте повноваження конкретно. Розмита фраза «робити все, що потрібно» ускладнює роботу представника: банки та відомства відмовляють у діях, які прямо не згадані в тексті.

Строк дії довіреності

Строк встановлюється в самому документі. Відповідно до ст. 247 Цивільного кодексу України строк дії зазначається словами та визначається роками, місяцями, тижнями або днями, і не може бути визначений настанням якоїсь події. Без дати посвідчення довіреність нікчемна, тому перевіряйте реквізити ще до підпису.

Документи для оформлення довіреності

Базовий набір короткий:

• паспорт довірителя;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП);
• паспортні дані представника: у більшості випадків достатньо його даних, присутність не обов’язкова;
• згода батьків, усиновителів або піклувальників для неповнолітніх;
• документи, що підтверджують повноваження підписанта, для юридичних осіб.

Довіреність від імені юридичної особи

Від імені юридичної особи довіреність видає керівник або інша уповноважена особа в межах статуту чи окремого рішення. Типовий приклад: довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей, яку оформляють на працівника, що приймає товари для компанії. У тексті обов’язково зазначають посаду підписанта та підставу його повноважень, інакше контрагент може поставити дійсність документа під сумнів.

Нотаріальні форми тісно пов’язані й з корпоративними процедурами. Так, при збільшенні статутного капіталу товариства з обмеженою відповідальністю до державного реєстратора подають заяву (форма 2), документ про сплату адміністративного збору та рішення загальних зборів із нотаріально засвідченими підписами учасників на спеціальних бланках: це випливає з методичних рекомендацій Міністерства юстиції України щодо державної реєстрації таких змін.

Передоручення

Якщо представник хоче передати частину повноважень третій особі, оформлюється передоручення. Відповідно до ст. 245 Цивільного кодексу України, довіреність у порядку передоручення підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню. Представник повідомляє довірителя про таку передачу, а довіритель, який не погоджується з нею, може скасувати і основну довіреність, і передоручення.

Скасування та припинення довіреності

Довіреність можна скасувати у будь-який час: ст. 249 Цивільного кодексу України прямо забороняє обмежувати це право, відмова від нього є нікчемною. Скасування реєструється нотаріусом у Єдиному реєстрі довіреностей, після чого документ вважається недійсним для третіх осіб.

Не плутайте два різні механізми:

• скасування довіреності: ініціатива довірителя, який відкликає повноваження;
• відмова від передоручення: ініціатива особи, якій представник передав повноваження, вона відмовляється від них.

Про скасування повідомте і представника, і тих, з ким він мав діяти: банк, державного реєстратора, контрагентів. Реєстрація в реєстрі дає офіційне підтвердження, але безпосереднє повідомлення прискорює процес.

Електронна довіреність та е-нотаріат

Чи можна зробити довіреність онлайн? Частково. Міністерство юстиції України послідовно переводить нотаріат у цифровий формат: реєстри працюють в електронному вигляді, а в межах розвитку е-нотаріату та ЄСІТС з’являються сервіси дистанційної взаємодії. Проте більшість довіреностей, особливо на нерухомість чи транспорт, досі вимагають особистого візиту до нотаріуса з паспортом. Перед онлайн-оформленням уточніть, чи прийме конкретна установа електронний формат документа.

Оформлення довіреності за кордоном

Українцям за кордоном доступні два основні шляхи. Перший: консульська установа України, заяву на посвідчення довіреності подають через портал «е-Консул», а потім відвідують консульство у призначений час. Другий: місцевий нотаріус або уповноважена особа країни перебування; такий документ зазвичай потребує апостиля та офіційного перекладу українською, щоб його прийняли в Україні.

Заздалегідь запитайте у виконавця дій (банку, нотаріуса в Україні, державного реєстратора), які саме вимоги він висуває до іноземної довіреності: це заощадить місяці листування. Огляд нотаріальних послуг для українців зібрано на головній сторінці.

Коли довіреність неможлива

Деякі правочини закон вимагає вчиняти особисто, представництво тут не працює:

• заповіт;
• реєстрація шлюбу;
• інші випадки, коли особиста участь прямо встановлена Цивільним кодексом України.

Окрема тонкість стосується договору дарування: представник може вчинити дарування від імені довірителя лише тоді, коли в довіреності прямо названо особу, якій даруватимуть майно. Загальне формулювання «дарувати на власний розсуд» такого права представнику не дає.

Разова, спеціальна чи генеральна: що обрати

Вибирайте найвужчий обсяг повноважень, який вирішує ваше завдання: так простіше контролювати ситуацію і легше скасувати документ без наслідків.