Довіреність на отримання документів

Що таке довіреність на отримання документів

Довіреність на отримання документів, це письмове уповноваження, за яким довіритель доручає повіреному забрати за нього папери в державній установі, у нотаріуса, в ЦНАПі, ДРАЦСі, на Укрпошті або у відділенні Нової Пошти. Без такого документа організація не видасть сторонній людині навіть звичайну довідку: їй потрібне письмове підтвердження, що ви справді доручили це зробити саме цій особі.

advanotary.com — інформаційний ресурс; ми не є державним органом і не видаємо документи від імені держави.

Папір виграє у двох ситуаціях одразу: установа захищена від передачі документів випадковій людині, а ви економите час і не їдете через пів країни за однією папірцею.

Коли потрібна довіреність на отримання документів

Найчастіші приводи оформити довіреність на отримання документів:

• ви живете в іншому місті або за кордоном, а готовий документ чекає в ЦНАПі чи ДРАЦСі;
• лист або посилка лежать на Укрпошті чи в Новій Пошті, а особисто прийти не виходить;
• нотаріальна справа дійшла до видачі свідоцтва про право на спадщину, а з’явитися на видачу неможливо;
• працівник фірми забирає кореспонденцію й папери для компанії в держустановах;
• потрібна довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей, коли представник приймає ТМЦ за накладними від постачальника.

Види довіреностей: разова, спеціальна, генеральна

Від обсягу повноважень залежить, який вид вам потрібен. Порівняння саме для отримання документів:

Вид	Що охоплює	Типова ситуація
Разова	Одна конкретна дія	Забрати у нотаріуса свідоцтво про право на спадщину
Спеціальна	Однорідні дії протягом строку	Протягом року отримувати кореспонденцію на Укрпошті чи посилки в Новій Пошті для ФОП
Генеральна	Широке коло повноважень	Співробітник юрособи представляє компанію в різних установах

Для разового «забрати й принести» генеральна довіреність зайва: чим вужчий перелік повноважень, тим спокійніше почувається і установа, і сам довіритель.

Хто може бути довірителем і повіреним

Довірителем може бути повнолітня дієздатна фізособа, фізособа-підприємець або юридична особа в особі керівника чи уповноваженої посадової особи. Повіреним, будь-яка повнолітня дієздатна людина: родич, друг, колега. Закон не вимагає родинних зв’язків, але на практиці установи уважніше перевіряють сторонніх представників, тому краще вказувати максимально повні дані обох сторін.

Обов’язкові реквізити довіреності

Склад реквізитів залежить від того, хто довіряє. Орієнтовний перелік за категоріями довірителя:

Довіритель	Обов’язкові дані
Фізособа	ПІБ, дата народження, РНОКПП, паспорт громадянина України (серія, номер, ким і коли виданий), місце проживання
ФОП	Усе, що для фізособи, плюс ЄДРПОУ
Юрособа	Найменування, ЄДРПОУ, місцезнаходження, ПІБ і посада підписанта, підстава повноважень (статут, наказ про призначення)

Далі в тексті вказують дані представника (ті самі ПІБ, РНОКПП і паспорт), перелік повноважень, дату й місце вчинення, строк дії та підпис. Головна пастка: за Цивільним кодексом України довіреність без дати її вчинення є нікчемною. Без дати папір не працює взагалі, навіть якщо решта реквізитів ідеальна.

Повноваження представника в довіреності

Формулювання повноважень краще робити конкретними, щоб повірений не спотикався на місці. Зазвичай передають право:

• отримувати документи в конкретній установі або в будь-яких органах і організаціях;
• пред’являти паспорт і підписувати повідомлення про отримання;
• подавати від імені довірителя заяви й запити, потрібні для видачі документів;
• виконувати інші дії, пов’язані з виконанням доручення.

Право передоручення повноважень

Передоручення, це право повіреного передати свої повноваження третій особі. Якщо його не вказати, повірений зобов’язаний виконати доручення особисто. Цивільний кодекс України обмежує передоручення: воно можливе лише з дотриманням умов, встановлених законом, і в межах наданих повноважень. Передоручення також потребує нотаріального посвідчення.

Для довірителя це додатковий ризик: ви доручаєте справу одній людині, а документи може забрати зовсім інша. Якщо впевнені у повіреному, право передоручення краще взагалі не включати.

Строк дії довіреності та її відкликання

Строк ви визначаєте самі: тиждень на одну поїздку, рік для регулярного отримання пошти тощо. Якщо строк не зазначено, довіреність діє доти, доки не припиниться з підстав, визначених Цивільним кодексом України. Тому для разових доручень строк краще прописувати явно.

Скасувати довіреність можна будь-коли: повідомте про це повіреного й, за можливості, установу, куди він ходитиме. З моменту повідомлення повноваження припиняються, і видати документи колишньому представникові вам вже ніхто не зобов’язаний.

Нотаріальне посвідчення та прирівняні довіреності

Стандартний шлях, нотаріус: він перевіряє особи й дієздатність, фіксує довіреність, а відомості про посвідчені довіреності вносяться до Єдиного реєстру. Особливості процедури роз’яснив Мін’юст у роз’ясненні від 22.01.2014 «Особливості нотаріального посвідчення довіреності».

Існують і довіреності, прирівняні до нотаріально посвідчених. За перевіреними джерелами їх можуть засвідчити, зокрема, начальники установ виконання покарань або слідчих ізоляторів, якщо довіритель перебуває в такій установі, а також уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування за визначених законом умов.

Для посвідчення довіреності, прирівняної до нотаріальної, в органі місцевого самоврядування потрібні копія паспорта громадянина України з пред’явленням оригіналу та РНОКПП (джерело: портал Дія, перевірено 11.09.2026).

Коли простої письмової довіреності може бути недостатньо

Проста письмова форма з власним підписом довірителя підходить для багатьох доручень, але окрема установа може вимагати нотаріального посвідчення або іншого підтвердження повноважень представника. Це стосується, зокрема, видачі документів у нотаріуса, у відділі ДРАЦС та в інших органах, де перевіряють особу й повноваження особливо ретельно.

Перед візитом зателефонуйте або напишіть у конкретну установу й уточніть: яку форму довіреності вона приймає, чи потрібен нотаріус і які реквізити обов’язкові саме для вашого документа. Вимоги на місцях відрізняються, і краще дізнатися про них до, а не після черги.

Документи в держорганах: де довіреність реально працює

Окрім ЦНАПу, ДРАЦСу та поштових відділень, є сфери, де представник із довіреністю теж зустрічається регулярно. Кілька прикладів із перевірених джерел:

• Судові рішення. Інформацію про набрання рішенням законної сили можна отримати в Єдиному державному реєстрі судових рішень (джерело: 7aac.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Якщо таку довідку забирає представник, вкажіть у довіреності саме цю дію.
• Будівництво. У Єдиному державному електронному сервісі у сфері будівництва перед реєстрацією СМП працюють із пакетом документів: технічні умови, МВО, завдання на проєктування, проєктна документація з ідентифікаторами, експертний звіт, затвердження ПД, дозвіл на будівельні роботи (джерело: e-construction.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Частину цих паперів компанії отримують саме через уповноважених співробітників.
• Дія Сіті. Для набуття статусу резидента подаються заява про набуття статусу, заява про обрання оподаткування (за бажанням) і довіреність, якщо дієте через представника (джерело: guide.diia.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Тобто довіреність тут прямо передбачена переліком документів.
• Зброя. Порядок отримання, декларування та поводження з вогнепальною зброєю визначає закон України № 3899-IX від 20.08.2024. Це окрема процедура з власними вимогами, тому перед видачею такої довіреності уточніть в уповноваженому органі, чи прийме він представника за цим документом.

Зразок структури довіреності

Готовий текст виглядає так:

1. Назва документа, місце й дата вчинення (місто прописом, дата повністю).
2. Дані довірителя: ПІБ, РНОКПП, паспорт, адреса (для ФОП додайте ЄДРПОУ, для юрособи, найменування, ЄДРПОУ, посаду й підставу повноважень підписанта).
3. Дані представника: ПІБ, РНОКПП, паспорт громадянина України, адреса.
4. Перелік повноважень: які документи, в яких установах, з правом чи без права передоручення.
5. Строк дії.
6. Підпис довірителя (для юрособи, підпис керівника та печатка за наявності).

Як оформити довіреність онлайн через конструктор

Якщо форма проста письмова і нотаріус не потрібен, зручніше скласти документ у конструкторі, ніж шукати шаблони сумнівної якості:

1. Заповнюєте опитувальник: дані довірителя, представника, перелік повноважень і строк.
2. Перевіряєте підготовлений проєкт: усі реквізити мають збігатися з документами.
3. Оплачуєте 239 грн.
4. Отримуєте готовий файл Word/PDF на email.
5. Підписуєте і, якщо установа вимагає, посвідчуєте у нотаріуса.

Законодавче регулювання

Основне джерело норм, Цивільний кодекс України: він визначає поняття довіреності, форму, строк, передоручення та підстави припинення. Порядок нотаріального посвідчення врегульований чинним законом про нотаріат, а практичні нюанси роз’яснив Мін’юст у згаданому роз’ясненні 2014 року. Якщо плануєте отримувати документи в ЦНАПі чи ДРАЦСі, зателефонуйте туди заздалегідь: вимоги до форми довіреності в окремих установах суворіші за загальне правило.

Часті запитання

Що таке довіреність на отримання документів? Це письмове уповноваження, за яким довіритель доручає повіреному отримати документи за нього в установі, у нотаріуса, в ЦНАПі, ДРАЦСі, на Укрпошті чи в Новій Пошті.

Які реквізити має містити довіреність? Дату й місце вчинення, дані довірителя та представника (ПІБ, РНОКПП, паспорт), перелік повноважень, строк дії та підпис. Для ФОП додається ЄДРПОУ, для юрособи, найменування, ЄДРПОУ і підстава повноважень підписанта.

На який строк можна видати довіреність? На будь-який розумний строк, який ви визначите самі. Якщо строк не зазначено, довіреність діє до припинення з підстав, передбачених Цивільним кодексом України.

Чим відрізняється довіреність з правом передоручення від довіреності без нього? Без права передоручення повірений діє особисто. З цим правом він може передати повноваження третій особі, але саме передоручення потребує нотаріального посвідчення.

Хто може оформити довіреність на отримання документів? Будь-яка дієздатна фізособа, ФОП або юрособа в особі уповноваженого підписанта. Посвідчує документ нотаріус або посадова особа, чиї повноваження прирівняні до нотаріальних.

Як скласти довіреність на отримання документів від юридичної особи? Вкажіть найменування, ЄДРПОУ, місцезнаходження, ПІБ і посаду підписанта та підставу його повноважень (статут або наказ), далі дані представника, повноваження, строк і підпис з печаткою за наявності.

Скільки коштує шаблон довіреності та які подальні дії після оплати? Підготовлений у конструкторі документ коштує 239 грн. Після оплати ви отримуєте файл Word/PDF на email, звіряєте реквізити з документами, підписуєте довіреність і за потреби посвідчуєте її у нотаріуса.

Коли потрібен зразок довіреності на отримання документів? Тоді, коли особисто забрати папери не виходить: ви в іншому місті або за кордоном, а документ чекає в ЦНАПі, ДРАЦСі, на Укрпошті чи в Новій Пошті. Зразок допомагає скласти текст самостійно, без юриста, і не пропустити жодного обов’язкового реквізиту.